Por el departamento de Derecho Mercantil y Societario del Despacho
La Ley Orgánica 1/2015, de 30 de marzo, por la que se modifica la Ley Orgánica 10/1995, de 23 de noviembre, del Código Penal, establece que los órganos de administración de las empresas deben adoptar e implementar, antes de la comisión de un delito, un modelo de organización y gestión que incluya medidas de vigilancia y control adecuadas para prevenir delitos de la misma naturaleza que el cometido si pretenden eximirse de su posible responsabilidad criminal por delitos cometidos por sus gestores, empleados o dependientes.
Las consecuencias de implementar un Programa de Cumplimiento Normativo conllevan la asunción de determinadas obligaciones, como designar un responsable de garantizar el cumplimiento normativo, también denominado Compliance Officer.
Sus funciones, así como los medios que para el desarrollo de las mismas ponga la empresa a su disposición, resultan de especial importancia para garantizar el éxito de la implantación de un programa de cumplimiento normativo.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Para el desempeño de sus funciones, la empresa debe facilitar al encargado de cumplimiento normativo:
- Medios y recursos personales y materiales.
- Poder autónomo de iniciativa y control.
Haciendo uso de los instrumentos y facultades otorgadas por el órgano de administración, las funciones podemos sintetizarlas en:
- Gestión del modelo de prevención
Consiste en la supervisión proactiva del funcionamiento y cumplimiento del modelo y la vigilancia y control del personal sometido a él, haciendo funcionar el modelo de forma eficiente y eficaz, con una actitud flexible y anticipándose a los problemas
Para ello habrá que verificar que el programa de cumplimiento es fruto de la adecuada valoración del mapa de riesgos resultante, siendo fundamental realizar entrevistas con responsables de unidades de negocios o empleados, inspecciones in situ de los departamentos y aplicar todos aquellos medios que sean útiles para valorar los riesgos.
- Información y formación sobre el modelo de prevención
Deberá asegurarse que la información relativa a programas éticos y cumplimiento normativo es facilitada a los integrantes de la empresa, suministrándoles toda la información necesaria, incluida la relativa al canal de denuncias, mediante el cual tendrán la obligación de informar sobre los riesgos penales, la comisión de conductas aparentemente delictivas y las vulneraciones de las normas del programa.
La responsabilidad del compliance officer incluye también la formación periódica, actualizada y adecuada a las funciones que cada directivos o empleado desempeña en la empresa.
- La revisión y modificación del modelo de prevención
Son tareas del responsable de cumplimiento normativo la verificación periódica del programa de cumplimiento y su modificación cuando se pongan de manifiesto infracciones relevantes de sus disposiciones, o cuando se produzcan cambios que los hagan necesarios; la supervisión del funcionamiento y del cumplimiento, e instar su revisión y, en su caso, su modificación, cuando haya una novedad sustancial de las normas legales que resulten de aplicación y siempre que se reciban denuncias de incumplimientos de las normas del modelo o se detecten dichos incumplimientos.
- La gestión del canal de denuncias y las investigaciones internas
También es posible que la empresa le encomiende la gestión de la detección de los comportamientos delictivos, tanto a través del canal de denuncias como a través de las investigaciones internas, que se pueden poner en marcha, bien como consecuencia de las informaciones que se reciban del canal de denuncias, bien como consecuencia de otro tipo de informaciones o de decisiones de política empresarial.
La empresa tiene que facilitar la canalización de esas denuncias que, en última instancia, lo que sí es obligatorio es que le lleguen al responsable de cumplimiento normativo, aunque no sea él el responsable de gestionarlo.
RECOMENDACIONES
Dada la dinámica por la cual las funciones del responsable de cumplimiento normativo son múltiples y de diversa índole, es legalmente necesario la designación de un responsable interno o externo que asuma el cargo y esté capacitado para ello y cuente con la autonomía y autoridad suficiente como para desempeñarlo adecuadamente.
No obstante, no existe impedimento para que el Compliance Officer pueda ser asistido por un equipo cuyas características, tamaño y especialización se determinará en función de la empresa a la que se resulte de aplicación el programa de cumplimiento normativo. De la misma forma, en las empresas de pequeñas dimensiones, no existe obstáculo para que pueda desempeñar estas funciones el propio órgano de administración.
GVA Gómez-Villares & Atencia ofrece el asesoramiento jurídico para la implantación de Programas de Cumplimiento Normativo y acompañamiento al compliance officer, a través de un equipo de profesionales experimentados y especializados en todas las ramas del Derecho implicadas en este tipo de asesoramiento jurídico a empresas (Derecho Penal, Urbanístico, Medioambiental, Mercantil, Fiscal, Laboral, Protección de Datos así como Propiedad Intelectual e Industrial).
